長谷工の住まい HASEKO URBEST

デスクの整理収納を行うメリットとは？

整理収納ができていないと時間のロスが増える
オフィスのデスク周りを見渡すと、書類や文具が山積み…。 数年前の「プロジェクト案」「いつかの見積り」「参考になるかも…」と、とっておいた資料。

余分な書類が多すぎると、必要な書類を取り出すのに5分以上費やしてしまうことがあります。それが1日に3回あるとすると、合計で15分以上の時間のロスが発生します。

たとえ書類が見つかったとしても、デスクにスペースがなければ仕事をすることはできません。デスクスペースを確保するために、さらに5分費やしたとしたら、1日の間に30分のロスタイムが発生したことになります。

仕事の効率を上げるために、たとえ最新機能が満載のスマートフォンに変えたり、仕事効率化のアプリをダウンロードしたりしても、30分のロスタイムを縮めることはできないでしょう。

もし必要な書類をサッと取り出せて、作業スペースがきちんと確保されていたら、時間の無駄を省けて仕事の効率がアップすること間違いありません！まず最優先で行うことは、オフィスとデスク周りを整理整頓することです！デスク周りの収納方法を学び、仕事のできるデスクにしましょう。

デスク周りの書類、要・不要の基準とは？

1年を経過した書類の99％は不要
大切に保管しておいた文書はいつごろ作成された書類なのか、確認してみましょう。驚くほど古い日付の文書が保管されていませんか？

デスクに積みあがっている書類や引き出しいっぱいに入っている書類の5割は、見返すことのない不要な書類です。そして、本来必要な書類のうち、3割は保管のために文書庫に、残り2割はオフィスで管理しています。これは、米国連邦政府の保管文書の実態調査結果によってはじき出された数字です。

5割の必要な書類は、何のためにとっておくのでしょうか？それは、後から見て確認したり活用したりするためです。

米国の調査機関であるナレムコ（ＮＡＲＥＭＣＯ：Ｎａｔｉｏｎａｌ Ｒｅｃｏｒｄｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｃｏｕｎｃｉｌ）の調査によると、実はよく見る書類の99％が作成・収集されてから1年以内のものです。つまり、よく見る文書は1年以内のもので、1年を超えた文書は100回に1回の割合でしか見ないということになります。

大切に保管していた古い資料が、ほとんど役に立たないと言っても過言ではありません。手放すタイミングを決めておかない限り、オフィスで保管する書類・文書は溜まりやすくなります。

個人のデスクでは書類を保管しない
書類の廃棄について明確なルールがなければ、各所に散らばった書類の「要る？要らない？」という確認作業を都度行うことになり、膨大な時間がかかります。まず、現状把握からスタートしましょう。

個人持ちの資料はないか？共有資料はどのようなモノがあるのか？ デスク周りやキャビネットなどに点在している場合は、まず全体量を把握します。デスクでは個人資料を、原則持たないという簡単なルールを決めましょう。

情報は会社の大切な財産です。情報管理が重要視される昨今、個人デスクで情報を持っていることはコンプライアンスに引っかかる可能性もあります。まずは、洗い出しを行い共有資料の活用をしましょう。

デスクをすっきりさせる書類の整理収納術とは？

ファイリングは「バーティカルファイリング」で
必要な書類を取り出しくやすくするためには、ファイリングが有効です。

2穴式の背幅のある紐とじ型やバインダー型のような、とじ具の付いたタイプを使う方も多いですが、このような形で分厚いファイルに綴じ込んでしまうと、不要な文書や古い文書も 【綴じっぱなし】となり、保管場所の無駄使いを招きがちです。一旦とじ込まれた文書は捨てにくいため、ついため込んでしまう原因になります。さらに、ファイルの中身は作成した本人にしかわからないため、文書の私物化の原因にもなります。

共有しやすく、不要な文書を廃棄しやすくするためには、バーティカルファイリング（写真）が有効です。

まずは、簡単に個別フォルダーをテーマごとに分け、そのテーマに関する書類を全て挟みます。フォルダーに挟むだけなので手間がかかりません。書類が必要な場合はフォルダーからワンアクションで取り出せ、増えた書類を見直すことも不要な書類を処分することも簡単にできます。フォルダーごとにテーマがわかるので、書類をサッと取り出せて探し回ることもありません。

個別フォルダーは、ファイルボックスへ入れて見出しを付ければ、検索性があがり管理しやすくなります。

理想のオフィスの収納は、デスク周りに置かれた必要文書が30秒以内に取り出せ、文書庫に移動された必要文書も3分以内で取り出せることです。即時に文書を検索できるようにしましょう。

他の人も簡単に取り出せるように収納
さらに、文書は別の担当者も、即時に取り出せるようにしておくことが重要です。書類は個人デスクには収納せず、キャビネットなど共有できる場所で管理しましょう。

現在処理中のファイル：キャビネットへ移動
保管ファイル：今後使用する予定がないもの→破棄
保管期限が決まっているもの→文書庫へ移動

このように書類をローリングさせることで、常にスッキリしたデスクを保つことができます。

デスクのどこに何を収納すべき？

デスクの上にはパソコン、ペン立て、電話のみ
最近ではフリーアドレスなどが流行り、デスクの上にはモノを置かないオフィスが増えてきました。原則として、デスクの上にモノを置かないように心がけてください。

デスクの上に置くものは、パソコン、ペン立て、電話のみにします。
電話はデスクの左奥に配置されています。左手で受話器を取って右手でメモを取るためです。左利きの方は右側に置くようにしましょう。

デスクの引き出しは空けておく
大抵、オフィスのデスクの引き出しは、高さがない薄い引き出しになっていますよね。
この引き出しはモノを収めるためではなく、常に空っぽの状態を維持し、処理中の書類や離席する際の一時置き場として使うようにしましょう。

脇机の引き出し上段は、最も使いやすい引き出しです。
使用頻度の高い文房具類を収納するとよいでしょう。引き出しを開けた時に、一目で何がどこにあるかわかるように、仕切りを動かせるトレーなどを使って整理しましょう。引き出しは手前が一番使いやすいので、使用頻度の高いものを収納し、奥にストックを置くとグッと使い勝手がよくなります。

デスク中段の引き出しは高さがあるので、ファイルを立てて収納することができます。
中段はフリーの引き出しとして余裕を持って、スペースを空けておくことをおすすめします。 手前にファイルボックスを入れ、長時間デスクを離れる時などにブックスタンドに立ててある書類を収納します。

下段は深さのある収納なので、カバンやひざ掛けなど私物を収める場所にします。

引き出しの中は意識しないとモノが増えやすくなります。定位置を決め、管理をしやすく整えておきましょう。

整ったデスクで頭もスッキリ
デスクをスッキリさせることには、頭をスッキリさせる効果があります。 頭が整理されることで仕事の効率もあがり、前向きな新しい発想が生まれます。書類が山積みになったデスクでは、頭の中が整理されないので、仕事の量も把握しにくく、ただ漠然と大量の仕事が残っているとしか思えず、気持ちが後ろ向きになってしまいます。

家庭のデスクの整理収納術とは？

家庭とオフィスの大きな違いは、自分専用のデスクや引き出しがあるかないかです。
家庭では、家族が各自ダイニングテーブルの上で、書き物や書類整理を行うことが多いのではないでしょうか？そのため、ダイニングテーブルの上やキッチンカウンターの上に、処理途中の書類が積みあがっているのが現状でしょう。文具類も共有することが多いので、出しっぱなしになりがちですよね。

まずは、使ったモノは戻すという、散らかりにくいシステム作りを目指しましょう。

不要なモノはその場で処分
家庭のデスク周りの悩みで最も多いのが、紙モノの整理収納です。 毎日届く学校やお稽古ごとのプリント、ＤＭなどが増える一方で、管理の仕方がわからないという悩みを抱えている方は、多いのではないでしょうか？

まずは、モノの要不要を分けることで、モノを溜めない工夫をしましょう。

封筒や添え書き、広告など、必要のないモノはその場で処分します。必要な情報のみを残すことを意識するのが大切です。玄関に【はさみ・ゴミ袋】をセットにしておくことで【ＤＭの封を開け、必要な書類のみ部屋に入れ、封筒その他不要な紙は玄関のごみ袋 に捨てて、すぐに外に出せる】ような仕組みを作っておくのも良いでしょう。

書類は分類してクリアフォルダーに
また、書類氾濫の原因は、書類の保管場所がバラバラに散らばっているからです。家庭での書類整理も、オフィスで行うファイリングシステムと同じ方法で管理しましょう。

家庭で必要な書類を大きく分類すると、
・契約書関係
・保険証関係
・領収書関係
・学校関係
・取扱い説明書関係
に分けられます。

まず、家庭にある書類を全て一カ所に積み上げ、先ほど述べたような分類ごとに分けていきましょう。

さらに、次は
・処理中のもの
・保管するもの
・廃棄するもの
に分けましょう。

処理中のモノは、クリアフォルダーに入れて中身がわかるようにしましょう。クリアフォルダーに付箋を貼り、中身が一目でわかるようにします。クリアフォルダーをまとめてファイルボックスに入れると、散らかりにくく探す手間も省けます。また、ファイルボックスに入れることで持ち運びやすくなるので、ダイニングテーブルの片付けも楽になります。

デスクの整理収納のポイントとは？

オフィスでも家庭でも共通して行う整理術は、
・引き出しに、直置きでモノを収納しない
・必ず仕切りを使ってモノを収納する
・モノの定位置を決め、カゴに入らない場合はストックオーバーとして整理する
ことです。

直置きをすると、ついモノを押し込んだり、せっかく作った定位置を崩す原因になってしまいます。
また、仕切りを使うことでモノを収納する場所が決まるため、管理しやすくなる効果があります。

モノを整理する時期と簡単なルールを守ることで、引き出しを開けた時に、スッキリとワンアクションでモノを取り出すことができるようになります。

リバウンドさせないことが大切
オフィスも家庭も、せっかく整理収納を行っても、使っているうちに崩れて【リバウンド】してしまい、常に誰かが整えているようでは悪循環ですよね。

整理されている状態をキープするためには、
・オフィスでは、退社時にデスクをきれいな状態にして帰る
・家庭では、夜寝る前に出しっぱなしのモノを片付ける

必ず、出したモノを元の場所に戻す時間を必ず作りましょう。家庭では、シンプルに片付けられる仕組みを作り、家族全員できれいな状態をキープできるようになるといいですね。

日々の繰り返しが、やがて【当たり前の習慣】に繋がっていきます。

すっきりしたデスクで快適な毎日に
デスクは、オフィスなら作業をする、家庭なら食事や団らんをする場所です。
ワークスペースこそ、常にサッと仕事や作業のできる状態をキープすることが大切です。そのためには、溜まりやすいモノの管理を行い、1日の終わりにはリセットできる仕組みを作ることが効果的でしょう。
ファイリングやデスクの使い方を知り、簡単に維持できるルールで快適な空間を作りましょう ！