書類収納は、「分類」から始まる！
書類をスッキリ収納するために、まずやるべきなのが「分類」です。分類することによって、今ある書類の全体量が把握できて管理もしやすくなります。また、管理するうえで書類を処分するまでのルールを決めておくとよいでしょう。何を処分し、何をどう残しておくのかルール化することによって、必要な書類が必要なときに取り出しやすくなります。では、実際にどのように分類しておくとよいのかご紹介しましょう。
家庭の書類は「ワリツケ式」で分類しよう
書類を分類するときにおすすめしたいのが、「ワリツケ式」という方法です。ものを分類する方法には、「ツミアゲ式」と「ワリツケ式」の2つがあります。ツミアゲ式とは、バラバラの小さなものがいくつあるかを全て把握してから、小分類・中分類・大分類にまとめ上げていく分類法。これに対してワリツケ式とは、先におおまかな項目を決めてから、それを中分類・小分類と細かく割っていく分類法です。
あるもの全てを漏れなく細かく分類するにはツミアゲ式が適していますが、家庭で多くの書類を効率よく整理するなら、ざっくり分けてから必要に応じて細かくするワリツケ式のほうがおすすめです。
ワリツケ式は、たとえば契約書なら、「大分類＝保険」→「中分類＝夫・妻」→「小分類＝生命保険・火災保険」というように分類していきます。つまり、ゴールから始める分類法なので、整理の途中で挫折してしまうことを防ぎやすくしてくれるのです。
書類を分類する際、まずは簡単に取りかかることができる「大分類」から始めてみましょう。大分類の分け方は、たとえば「貯蓄・保険・年金・税金・住宅・医療・取扱説明書・子ども」というように、「ざっくりと」でOKです。これができたら、それぞれのグループを中分類・小分類に割っていきましょう。
分類するときの注意点
書類を分類するときのコツは、あまり細かく分け過ぎないことです。たとえば、子どもが家に持ち帰ってくる書類で考えると、「学校」「塾」「ピアノ」など複数の種類がありますよね。これらの書類を細かく分けようとすると、時間も手間もかなりかかってしまうでしょう。
返信が必要なものや、月謝などの支払いにかかわるものなど、必ず処理しなければならない大切な書類だけを、優先順位の高さを考えてきちんと分類するようにしましょう。その際に、有効期限があるかどうかという視点を持って分類する意識も必要です。
書類のなかでも、「目を通すだけでよいもの」「更新頻度の低いもの」については、細かく分類する必要はありません。月に1度の学級便りや保健便りなどは、全て「お便り類」としてまとめるところまででOKです。
なお、書類のなかには、目安としてある程度の保管年月が設定されているものもあります。たとえば、パスポートや給与明細などは10年以上、水道料金の領収書は5年などがあります。
保管期限がすぎる前に処分してしまうと後でトラブルにつながることも考えられます。保管期限の目安がすぎたものから処分し、すぎていないものは保管を継続するといった「処分と保管のルール」を決めておくと、不要な書類をため込まずに済みますよ。
分類した書類は、4つのテクニックで収納！
適切に分類ができたら、次は収納です。ここでご紹介する4つのテクニックを実践すれば、書類があふれ返ったり、いざ必要なときに取り出せなかったりする問題は即解消できますよ。「使いやすく、戻しやすい」仕組みを作って、スッキリ整った空間を手に入れましょう！
[ 1 ] 自分に合った管理方法を見つける
書類をきれいに管理するには分類の仕組みを整え、書類の「行き先」をあらかじめ決めておくことが大切です。そうすれば、書類を受け取ったとき、考えずにすぐ振り分けられます。さらに、書類の種類に応じて、次のように管理グッズを使い分けてみましょう。
何度も見直す書類
書類の整理と聞くと、簿冊（バインダー）式ファイリングをイメージする人も多いかと思いますが、書類を背中でしっかりとじることによって、知らず知らずのうちに必要のない書類を長くため込んでしまうケースがあります。そのため、リングファイルや紙ファイルなどの簿冊に保管する場合は、何度も見直す書類のみにすることをおすすめします。
一定期間保管したら処分する書類
一方で、一定期間保管したら処分する書類には、個別フォルダに分けて垂直に立てて管理する方法であるバーチカルファイリングがおすすめです。バーチカルファイリングは書類をとじずに個別フォルダに挟むだけなので、不要な書類をこまめに捨てやすく、管理しやすいのが特長といえます。その書類によってどちらの管理方法が適しているか比較してみるとよいでしょう。
書類収納の基本は、「横」ではなく「縦」です。平置きにせず、必ず立てて収納することを習慣にしましょう。レター用のトレーや箱などに平置きにしていると、徐々に下に何があるのか分からなくなってしまいます。そのため、書類を収納するときは立てることを意識することがおすすめといえます。また、書類の種類によって管理方法を分けてみるのもよいでしょう。
[ 2 ] タイトルを付ける
書類を入れたファイル類には、見出しを付けましょう。パソコン内で書類を保存するとき、フォルダに入れて名前を付けるイメージです。こうすれば、どこに何が入っているか外から一目で分かりますね。
見出しはインデックスシールのほか、マスキングテープや付箋などのアイテムを使えば、中身が変わっても簡単に貼り替えができます。
[ 3 ] グループごとに管理する
見出しを付けた書類は、グループごとにまとめて管理しましょう。たとえば下の写真のように、家電やパソコンを購入したときの保証書を1つのグループにまとめ、ファイルボックスに収納してラベルを貼っておけば、必要なときにパッと取り出せます。
ほかにも、生命保険やそのほかの保険は「保険」、賃貸や住宅ローンの契約書は「住宅」というようにグループ分けしてまとめておくと、「めったに見ないけれど大切な書類がどこかに混ざってしまった…」というトラブルを防げて安心です。
[ 4 ] 収納場所を決める
最後に、書類の置き場所を決めましょう。書類という書類全てを、同じ棚に置いてしまうのはよくありません。「よく使うものを一番取り出しやすい場所に置く」というのが、収納ルールの基本です。
たとえば、給食の献立表や学校行事のスケジュール表など、よく見る書類はリビングやキッチンの取り出しやすい場所がよいでしょう。ファイルボックスだと場所を取ってしまうという場合は、吊り下げ（壁掛け）式の書類ラックがおすすめです。裏に両面テープやマグネットを貼れば、冷蔵庫にピタッと付けることもできます。
また、目に付きやすい場所に置く場合は、クリアファイルやカラーボックスの色やサイズを統一したり、シンプルな紙箱や木製のファイルボックスなどで収納グッズをそろえたりすると、見た目もおしゃれになりますよ。
以上の4つのテクニックを使えば、「書類それぞれの行き先が決まっているので散らかりにくい」「必要なときにすぐ取り出せる」という、理想的な書類収納に近づけます。
さらに、きれいに整頓した書類をいつでもスッキリした状態に保つには、「定期的に見直す」こともポイントです。期限切れの保証書や、定期的に更新されているお便りなどの処分をこまめに行わないと、いくらきちんと整理収納していても、やがてまた散らかってきてしまうでしょう。
書類のため込みを防ぐコツは、ファイルの中身を更新するルールを自分なりに決めることです。たとえば、「年間予定表は1年に一度」「習い事の月謝のお知らせは月に一度」「お便りは1週間に一度」などと、処分するサイクル別に収納場所を分類してもよいでしょう。
あるいはさらに簡単に、「ファイルがいっぱいになったら中身を一度全て出す」というだけでも構いません。自分のライフスタイルに合わせて、管理しやすい更新ルールを見つけましょう。書類管理をするうえで処分のタイミングを決めることも、ため込まない仕組み作りのポイントです。
では、書類の分類・収納方法をマスターしたところで、次は一般家庭によくある書類の種類別に、整理がはかどる収納アイデアをご紹介します！
「取扱説明書、保証書」の収納アイデア
電化製品を購入すると、必ず付いてくるのが取扱説明書や保証書です。「故障したときのために取りあえず…」と、適当にため込んで放置していませんか？
ほとんどの取扱説明書はネット上にもあるので、ダウンロードしたものは処分してもよいでしょう。また、保証書は、1年保証、5年保証のように期間が決まっていることが一般的です。そのため、購入年度や保証期間ごとに分類することで、処分が必要かどうかを簡単に判断できます。分類した取扱説明書や保証書を以下のような方法で収納してみましょう。
ファイルに入れてインデックスシートを付ける
紙で残したい取扱説明書は、クリアポケット付きのファイルにまとめ、それぞれインデックスシートを付けておきましょう。こうして説明書類を1冊のファイルにまとめ、1か所に保管しておけば、見たいときに見たいものをサッと取り出すことができます。
ジッパー付き小袋も大活躍
小さな保証書や説明書は、中身が見えるジッパー付き小袋などにまとめます。サイズがそろっていないものは特にバラバラになりやすいので、入れる場所をきちんと決めておくことも大切なポイントです。ジッパー付き小袋は、調理用品や収納グッズとして100均でも売られていますよ。
また、多くの電化製品は1年程度で保証期間が終わるので、毎年不要な保証書がないかチェックすることも忘れずに行いましょう！
書類のデジタル化
デジタル化できる書類は、紙での保存をやめてデータで保存するのもおすすめです。取扱説明書はメーカーのホームページを調べてみて、ダウンロードできる説明書から処分を検討するとよいでしょう。
また、家庭用コピー機のスキャナーで読み込んで画像にすることもできます。保存した画像は、パソコン内にフォルダを作り、「デジタル収納」として整理しておくのがおすすめです。書類を減らしてスッキリ収納できるうえ、必要なときにはすぐ探せますよ。
デジタル収納によるペーパーレス化は、説明書以外にも雑誌の切り抜きやパンフレットなどの整理にも使えます。スキャナーで読み込んだ画像は、種類や人物ごとにフォルダに分け、いつでも探し出せる状態を作っておきましょう。スマートフォンの専用アプリやクラウドサービス、オンラインストレージサービスなどを使用すれば、保存したデータをパソコンと共有することもできるので、好きなときに好きな場所で見ることができますよ。
「DM類」の収納アイデア
ポストをのぞくとほぼ毎日入っている、チラシやDMに頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか？DMとは、宣伝目的で個人宛に送られてくる印刷物（はがきや封筒など）や電子メールのことをいいます。そんなDM整理のポイントは、「その場で分類！」です。ここでは、気になるDMは取っておきたいという人のために、DMの分類方法を見ていきましょう！
今後見ないものは即処分
チラシやDMは受け取った瞬間、「必要か、そうでないか」を判断して、不要ならすぐに処分しましょう。判断を後回しにすると、残しておいても今後見ないものがどんどんたまっていってしまいます。
玄関にゴミ箱を用意
紙類で家の中をいっぱいにしないためには、処分しやすい環境を作っておくことも大切です。おすすめは、玄関にゴミ箱を置くこと。不要なDM類を受け取ったその場で処分すれば、室内にたまるのを防げますよ。
一時置き場を用意
すぐに分類できない場合は、書類の一時置き場を用意しましょう。処分の時間がないとき、手付かずのDM類をなんとなく机上やカウンターの上に置いてしまうのはNGです。一時置き用のカゴや箱などを用意しておけば散らかりにくく、後で見直しするときもラクですよ。
「子どもの幼稚園・学校関連書類」の収納アイデア
子どものいる家庭に多い書類といえば、幼稚園や学校から配られるプリント。どんどん増えて収拾がつかなくなる前に、確実に整理していきましょう。ここでは、幼稚園や学校からの書類がうまく整理できない人に、おすすめの整理方法をご紹介します。
ざっくりと4つに分類、後は整理するだけ！
プリントが来たら、まず次の4種類に分類しましょう。
[ 1 ] 読んだらすぐ処分するもの
学校便り、保健便り、イベントのお知らせ、不審者情報など
[ 2 ] 提出期限があるもの
行事参加の申し込み用紙やアンケートなど
[ 3 ] 一時的に保管するもの
1か月の行事予定、学年通信、行事のお知らせなど
[ 4 ] 1年間保管するもの
連絡網、年間行事予定など
これらのうち、読んだらすぐ処分するもの、提出期限があるもの、一時的に保管するものは、とじずに収納するバーチカルファイリングをしましょう。1年間保管するものは、簿冊式ファイリングで収納すれば、簡単に見返すことができます。
また、保管した書類は進級や進学のタイミングで見直すようにしましょう。こうしたルールを決めることで、不要な書類がたまるのを防げますよ。
仮置き場を作っておく
どうしてもすぐにチェックできない場合は、カゴやボックスなどの仮置き場にひとまとめにしておきます。時間があるときに、ボックスの中をチェックして個別に分類しましょう。
「整理の流れ」を作るとたまりにくい
書類という「紙情報」には、「家へ入る → 情報を処理する →
紙を外へ出す」という、整理の流れをきちんと作ることが大切です。プリントを4種類に分けて整理する方法は、その1つ。流れが一度できてしまえば、後は毎回それに沿って処理するだけで、自然とため込みを防げます。
「家に帰ったらすぐランドセルを開ける」というように、子どもと一緒に整理しやすい方法を考えて、協力してもらってもよいですね。
「買い物レシート、公共料金領収書など」の収納アイデア
レシートや領収書があふれ返ってしまう原因は、保管と処分の循環が滞っていることです。滞りを防ぐには、ためないルールをきちんと作り、確実に処分していくことがポイントです。レシートや領収書がうまく整理できない人へ、どのようなルールを作ればよいのか、具体的にご紹介しましょう。
保管する目的と期限を明確にする
まずは、レシートや領収書を「何のために保管するのか」という目的と、その目的に応じた保管の期限を決めましょう。
| シーン | 目的 | 保管期限 |
|---|---|---|
| 買い物レシートの場合 | 家計簿に記入するため | 処理が済むまで |
| 返品・交換のため | 家計簿に記入後1週間 | |
| 公共料金領収書の場合 | 支払い確認のため | 引き落としを確認するまで |
| お客さま番号を控えておくため | 次の領収書が来るまで（常に最新の領収書1枚を保管） |
上記のほか、クレジットカードや通販の明細などを含む領収書は5年を目安に保管するとよいでしょう。「不当な請求を受けた」「支払われていない」などの金銭トラブルが起こったとき、購入から5年以内であれば請求できるからです。また、一部の市販薬の購入額が年間1万2000円を超える場合、「セルフメディケーション税制」を活用して所得控除を受けることができます。控除を受ける際は、確定申告が必要です。その際、母子手帳は予防接種の記録、お薬手帳は自分や家族の服用履歴を確認する情報源として保管しておくことがよいといえるでしょう。
また、給与明細については5年間は保管しておくことをおすすめします。その理由は、確定申告において、納め過ぎた税金の還付を受けることができるのが還付申告書を提出した日から5年以内だからです。特に、事業所得や不動産所得があるような人は、確定申告で経費や赤字を所得から控除することも多いので、しっかりと管理をしておきましょう。
保管と処分のローテーションを作る
次は、レシートや領収書をそれぞれの期限が来たらきちんと処分できるように、「保管と処分のローテーション」を収納で作りましょう。たとえばレシートなら、月曜から日曜までの曜日別フォルダを作り、その日のうちに家計簿に記入して処分できるようにします。忙しくて記入できない日のために、「未処理」のフォルダも作っておくと便利ですね。
このように、簡単で守りやすいルールを収納で作れば、いつの間にか山積みになってしまうのを防げるでしょう。
賢い収納で情報整理！ワンランク上の快適な生活を
書類はあっという間に増えるうえ、処分のタイミングも難しいものです。でも、それぞれに合った収納アイデアを生かすことで、きれいに片付くだけでなく、情報も管理しやすくなります。
さらに、書類の整理整頓にプラスして、つい後回しにしがちな片付けにもしっかり向き合う習慣を付けましょう。部屋が整頓されると、おしゃれなインテリアがよりきれいに見えたり、必要な情報を時間をかけずに探し出せたりと、ゆとりある快適な空間にランクアップしますよ！収納や片付けの見直しをする際は、ぜひ以下の記事を参考にしてみてくださいね。
（撮影協力：今井 知加）